Digitale Rechnungen: Was ist erlaubt?

Immer mehr Handwerker verschicken ihre Rechnungen digital — per E-Mail, WhatsApp oder als PDF. Aber ist das überhaupt erlaubt? Und worauf musst du achten? Hier die wichtigsten Fakten.

Sind digitale Rechnungen rechtsmäßig?

Ja, absolut. Seit 2011 sind elektronische Rechnungen in Deutschland gleichgestellt mit Papierrechnungen. Es gibt keine Pflicht mehr, Rechnungen auf Papier zu versenden. Du brauchst auch keine elektronische Signatur mehr.

Welche Formate sind erlaubt?

• PDF: Das gängigste Format, universell lesbar
• E-Mail mit PDF-Anhang: Die häufigste Methode
• ZUGFeRD/XRechnung: Maschinenlesbare Formate, für Behörden teilweise Pflicht
• WhatsApp/Messenger: Erlaubt, aber weniger professionell

Ab 2025: E-Rechnung wird Pflicht (B2B)

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich wird schrittweise eingeführt:

• Ab 2027: Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000€ Jahresumsatz
• Ab 2028: Pflicht für alle Unternehmen

Wichtig: „E-Rechnung“ bedeutet hier ein maschinenlesbares Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD), nicht einfach ein PDF per E-Mail!

Vorteile digitaler Rechnungen

• Schneller: Rechnung sofort nach Auftragsabschluss verschicken
• Günstiger: Keine Porto- und Druckkosten
• Umweltfreundlich: Kein Papierverbrauch
• Besser archivierbar: Digitale Ablage braucht keinen Platz
• Schnellere Zahlung: Kunden zahlen im Schnitt 8 Tage früher

TC Rechnung: Digital von Anfang an

Mit TC Rechnung erstellst du deine Rechnungen direkt als PDF und verschickst sie per WhatsApp, E-Mail oder AirDrop. Die Rechnungen enthalten alle Pflichtangaben und werden im Archiv gespeichert. So hast du eine lückenlose digitale Dokumentation.